Ein automatisierter und zeitsparender Prozess zur Meldung täglicher Auftragseingänge in SAP BW an die Geschäftsleitung unterstützt das Controlling von TRUMPF. Dieses Ziel wurde mithilfe des SAP BW Add ons AGIMENDO.edit der IBsolution GmbH erreicht.

„Dank AGIMENDO.edit stehen uns die Daten aus unserem ERP mithilfe von nur einem Klick zur Bearbeitung in SAP BW bereit. Mit einem weiteren Klick sind sie dann unmittelbar im Reporting verfügbar. Damit sparen wir viel manuellen Aufwand und viel Zeit.“
Florian Heinig, Kaufmännischer Leiter, TRUMPF Lasersystems for Semiconductor Manufacturing GmbH

Die Herausforderungen im alten Prozess

In einem global agierenden und weltweit führenden Unternehmen wie der TRUMPF Gruppe aus Ditzingen sind schlanke und moderne Prozesse ein wichtiger Erfolgsfaktor. Besonders beim Zusammenführen und Aufarbeiten von Kennzahlen. Einer dieser Prozesse ist das Zusammenführen der weltweiten täglichen Auftragseingänge und das visuelle Aufbereiten der Zahlen in einem Bericht für die Geschäftsleitung.

TRUMPF hat sich dazu entschieden, diesen Prozess neu zu strukturieren. Der alte Prozess hatte eine Microsoft-Access-Datenbank im Zentrum, die auf viele Hintergrundtabellen zugriff. Die Mitarbeiter des Zentralcontrollings mussten täglich die Daten in der Anwendung auf Richtigkeit prüfen und sie mittels vieler manueller Schritte aufbereiten, ehe sie dann an die Geschäftsleitung weitergegeben werden konnten.

Manuelle Schritte im alten Prozess:

  • Daten aus Z-Tabelle im ERP extra­hieren/­ko­pieren
  • Daten in die Microsoft-Access-Datenbank einfügen
  • Auf die Daten ein entsprechendes Formular ausführen
  • Daten prüfen und bearbeiten
  • Daten anschließend wieder extra­hieren/kopieren
  • Daten in Word-Datei einfügen
  • Word-Datei grafisch aufbereiten und an Geschäfts­leitung versenden

Die Lösung mit AGIMENDO und der neue Prozess

Deshalb wurde der Prozess mithilfe der IBsolution GmbH und AGIMENDO.edit umstrukturiert. Die klaren Ziele dabei: Vereinfachung, Automatisierung und damit Zeitersparnis.

Mit einem Klick werden die Daten aus dem ERP geladen und automatisiert ins SAP BW übertragen. Eine Prozesskette steuert die Daten-Extraktion im Hintergrund und stellt die neuen Auftragseingänge anschließend automatisch über AGIMENDO in SAP BW bereit. Der Controlling-Mitarbeiter kann sich während der Übertragung anderen Tätigkeiten widmen und muss nicht auf den Abschluss der Übertragung warten. Er erhält eine vollautomatisch generierte E-Mail, sobald die Daten vollständig übertragen sind. Viele zuvor manuelle Prozessschritte werden automatisiert und die Controlling-Mitarbeiter sparen Zeit.

„In der Aufbereitung für das Reporting prüfen und bearbeiten unsere Controlling-Mitarbeiter jetzt nur noch die für sie relevanten Einträge in den für Sie relevanten Feldern. Das macht AGIMENDO.edit möglich.“
Florian Heinig, Kaufmännischer Leiter, TRUMPF Lasersystems for Semiconductor Manufacturing GmbH

Im neuen Prozess hat der Controlling-Mitarbeiter nach der abgeschlossenen Datenübertragung Einblick in alle Daten. Er kann diese bequem in Listen- oder Formularform (Erfassungsmaske) prüfen und bei Bedarf direkt Änderungen vornehmen (siehe Live-Demo bei 08:31 min oder unter diesem Link: bitte hier klicken). Bei Änderungen werden die Controlling-Mitarbeiter von Wertehilfen (z. B. Drop-down-Felder und Auto-Fill) mit angebundenen SAP-Daten unterstützt. Diese beinhalten zum Beispiel ein Infoobjekt mit den jeweiligen aktuellen Auftragseingängen, Produktdetails oder Verkaufsbelegen. Für die Bearbeitung können Pflichtfelder, Ableitungsregeln und Validierungen definiert werden.

Nach der erfolgreichen Bearbeitung werden die entsprechenden Auftragseingänge vom Controlling-Mitarbeiter ins Reporting übergeben. Hier überträgt eine Prozesskette die Auftragseingänge von der AGIMENDO-Anwendung ins Reporting. Außerdem aktualisiert diese Prozesskette die Daten im SAP ERP und setzt ein Kennzeichen, dass diese Daten abgerufen wurden. Damit wird sichergestellt, dass beim nächsten Abruf (am nächsten Tag) nur neue Daten abgerufen werden.

Das Reporting und die Auswertung der Daten finden in Analysis for Office statt. Dort kann der Controlling-Mitarbeiter alle Daten einsehen, filtern und Sonderfälle bearbeiten. Anschließend gibt er das Reporting an die Geschäftsleitung weiter.

Der automatisierte neue Prozess:

  • Daten per Klick aus ERP ins BW übertragen
  • Nach automatischer Mail Daten prüfen und ggfs. nachbearbeiten
  • Daten werden auto­matisch ins Reporting und das SAP ERP übertragen
  • Daten der Geschäftsleitung zur Verfügung stellen

Diese Success Story als Webinar mit Live-Demo

Lernen Sie im Webinar die Vorteile des neuen Prozesses von TRUMPF kennen und wie die Controlling-Mitarbeiter davon profitieren. Erfahren Sie noch mehr über die Automatisierung, die Validierungs- und Ableitungsregeln sowie über technische und fachliche Details.

In Kürze: Die Vorteile für TRUMPF

Ein aufwendiger Prozess, der dem starken Wachstum der Firma nicht mehr gewachsen war, wurde schnell optimiert, automatisiert und vereinfacht. Damit sparen die Mitarbeiter künftig viel Zeit.

Die IBsolution GmbH hat mit ihrem strukturierten Projektvorgehen (agil und dem Wasserfallmodell folgend) und einer realistischen Aufwandsschätzung überzeugt. Der frische Spirit und die gute Vorbereitung des Projektteams stellten den Projekterfolg sicher.

Über TRUMPF:

  • Gründung: 1923
  • Hauptsitz: Ditzingen
  • Branche: Maschinen­bau
  • Mitarbeiter: 13.420 (Stand 2018)
  • Umsatz: 3,6 Mrd. Euro (Stand 2018)

Davon profitiert TRUMPF konkret:

  • Schnelle und einfache Konfiguration der gesamten AGIMENDO-Lösung durch TRUMPF-Mitarbeiter
  • Hohe Zeiteinsparung durch Automatisierung und gute Performance

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Mit AGIMENDO.edit ist das ein Leichtes.

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