Kommentierung und warum Sie Ihr System dabei unterschätzen

Kommentierung SAP BW und warum Sie Ihr System dabei unterschätzen

[Fachbeitrag] Kommentierung begegnet uns heute überall – in sozialen Netzwerken, bei Sporter­eignissen, in Zeitungs­kolumnen und nicht zuletzt in Anwendungen im Arbeits­leben. Dabei werden sie in sozialen Netzwerken mehr und mehr zu Instrumenten der Kommunikation, wohingegen sie ansonsten weiterhin ihrem ursprünglichen Ziel gerecht werden.

Unterstützung des Verständnisses

Dieses ursprüngliche Ziel besagt nämlich, dass Kommentare als Hinweise zu verstehen sind, die das Verständnis eines Textes oder Ereignisses erleichtern oder überhaupt erst ermöglichen sollen. So wie zum Beispiel beim Verfolgen eines Fußballspiels im Radio. Ohne einen Kommentator, der das Spiel im Gegensatz zu den Zuhörern vor seinen Augen sieht und die Geschehnisse auf dem Fußballplatz erläutern kann, würde das Fußballspiel im Radio keinen Spaß machen.

Genauso verhält es sich auch, wenn in einer Anwendung im geschäftlichen Umfeld beispielsweise Zahlen und Werte kommentiert werden. Denn auch dort weiß der Kommentierende immer etwas, das andere, die dieselbe Zahl oder denselben Wert betrachten, nicht wissen (können). Beispielsweise hat der Produktionsleiter ein Wissen darüber, warum die Produktionszahl am gestrigen Tag um 10% von den restlichen Tagen bzw. vom Plan abweicht. Der Geschäftsführer sieht womöglich nur den Abweichungswert und ist verwundert.

Der Produktionsleiter nimmt mit seinem Kommentar also die gleiche Funktion wahr wie der Radiokommentator: er schafft ein Verständnis für die Ereignisse.

Gute Kommentare sind Gold Wert

Drei Kriterien sind für einen guten Kommentar wichtig: „Was“, „Wo“ und „Warum“ wird kommentiert. Bleiben wir bei diesem Beispiel und machen den Ausfall einer Maschine für die 10% Abweichung verantwortlich, so ruft der alleinstehende Abweichungswert große Fragezeichen in die Augen des Geschäftsführers – ein entsprechender Kommentar dazu hingegen erklärt ihn. Was wird kommentiert: eine Abweichung. Wo wird sie kommentiert: im Report von gestern. Warum wird sie kommentiert: weil sie eine Wertgrenze (z.B. Abweichung vom Plan höher als 6%) überschritten hat.

Der Kommentar erspart also unnötigen Zeitaufwand durch den Versuch herauszufinden, warum die Abweichung so hoch ist. Eine Kommentierung am richtigen Ort von der richtigen Person mit dem entsprechenden Wissen ist also schlichtweg Gold wert.

Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend

Zu diesen drei Kriterien gesellt sich allerdings noch ein weiteres: nämlich das „Wann“. Eine Kommentierung ist zu verschiedenen Zeitpunkten möglich – und wird oft gar nicht speziell definiert. Jeder Beteiligte kann nach eigenem Ermessensspielraum kommentieren. Dabei liegt genau hier der eigentliche Wert begraben.

In unserem Beispiel etwa ist das Interesse an der Abweichung genau am selben Tag sehr hoch, denn der Geschäftsführer möchte wissen, ob es sich um eine einmalige Abweichung oder um eine dauerhafte Änderung der Produktionszahl an dieser Maschine handelt.

Werden Kommentare also gebunden an bestimmte Ereignisse getätigt, erhöht sich der Aussagegehalt immens. Es kann davon ausgegangen werden, dass etwa große Veränderungen, Abweichungen und die Ablehnung eines Antrags immer ein enormes Interesse der Beteiligten nach sich ziehen. Zu diesen Ereignissen Kommentare zu erbitten ist also eine Maßnahme, die nicht nur den Gehalt des Kommentars steigern, sondern eine Erleichterung für allen Beteiligten darstellen.

Deshalb machen diesbezüglich immer mehr Unternehmen den nächsten Schritt und „fordern“ sozusagen Kommentare für eben solche, vorher definierte Ereignisse. In unserem Beispiel mit der Produktionszahl haben wir schon festgestellt, dass eine Abweichung kommentiert wurde. Wäre bei Auftreten dieser Abweichung aber nicht zwingend ein Kommentar gefordert worden – wer weiß, ob der Produktionsleiter sich die Zeit für einen Kommentar genommen hätte? Oder ob er davon ausgegangen wäre, dass der Geschäftsführer ja vom Maschinenausfall gewusst haben muss.

Das System als Kommentierungs-Helfer

Ereignisbezogenes Kommentieren lautet also der neue Ansatz. Er bietet nicht nur die Möglichkeit, zeitpunktbezogene Hinweise zur Ereignissen, Zahlen oder Werten einzufordern, sondern auch die Möglichkeit, das eigene System in den Kommentierungs­prozess miteinzubeziehen. Dann nämlich, wenn das System weiß, dass ein Ereignis vorliegt. Und das ist gar nicht so selten der Fall. Moderne Systeme sind über vieles im Bilde und wissen von Statusübergängen (z.B. Antrag wurde genehmigt, Status wechselt von „beantragt“ zu „genehmigt“) über Veränderungen (z.B. zum nächsten Quartal wurde die Plan-Produktionsmenge einer Maschine um 20% erhöht) bis hin zu Abweichungen (wie in unserem Beispiel) über so einiges Bescheid.

Dieses Wissen, in einem Kommentar niedergeschrieben, entspricht fast immer auch einem Hinweis, der das Verständnis eines Ereignisses erleichtert. In der Regel ist das System auch gerne bereit, diese Information mit seinen Benutzern zu teilen. Man muss es nur fragen.

Kommentierung ist heutzutage längst kein Randthema mehr, sondern genießt, wenn es richtig eingesetzt wird, in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert. Mitarbeiter der IBsolution GmbH nehmen dieses Thema in einem Webinar unter die Lupe genommen: ZUM WEBINAR>>

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

achtzehn − zwölf =