Für Mitarbeiter in Controlling, Finanzen und Einkauf ist es wichtig, ihre Capital Expenditures (Investitionskosten) im Blick zu haben, die Auswirkungen auf andere Prozesse abzuschätzen und dabei eine einfache Steuerung des Planungsprozesses sicherzustellen. Das bedeutet: sobald ein Investitionsvorhaben erstmals geplant wird, müssen sie darüber informiert werden. Dabei ist es auch sehr wichtig zu verstehen, wie sich die geplanten Kosten in CAPEX und OPEX (operative Betriebskosten) aufteilen.

Die CAPEX-Planung ist als unternehmenskritischer Prozess zu verstehen, da ihre Ergebnisse direkt in die Planung der Unternehmens­bilanz einfließen. Damit ist die Investitions­planung ein wichtiger Baustein der integrierten Unternehmens­planungen. Abgeleitet aus diesem Planungsbaustein ergibt sich auch die prognostizierte AfA aller Investitionsgüter in der Zukunft. Sollten aber die CAPEX- und OPEX-Anteile falsch aufgeteilt werden, wird auch die progonstizierte AFA des Unternehmens nicht korrekt sein.

Um die Planung der Investitionskosten so genau wie möglich durchzuführen, bietet AGIMENDO.invest eine ins SAP-System voll­integrierte CAPEX-Planung die auch eine Betrachtung von OPEX-Anteilen ermöglicht. Diese bezieht die operativen Kosten­verantwort­lichen (zumeist die Bereichs-/Abteilungsleiter) in den Planungsprozess ein und stattet Controlling und Finanzen mit der Steuerung des Prozesses aus. Die Kosten­verantwort­lichen planen ihre Investitions­vorhaben und nehmen anschließend gemeinsam mit Controlling, Finanzen oder Einkauf die Einordnung der Kosten in die Kostenarten vor.

Aufteilung nach Kostenarten

Diese Aufteilung nach den Kostenarten (zumindest CAPEX und OPEX) steht den beteiligten Mitarbeitern anschließend in übersichtlichen und bekannten Reporting-Oberflächen zur Auswertung bereit (siehe Reporting-Beispiel). Dabei sind intuitive Drill-Downs (z.B. in die Unternehmensbereiche oder Anlagenklassen) ebenso möglich wie Anpassungen und Änderungen an der Planung.

Ein Plan-IST-Vergleich stellt dabei sicher, dass die Planung eingehalten wird und Controlling und Finanzen im Zusammenspiel mit der Geschäftsleitung bei Abweichungen rechtzeitig eingreifen können.

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Während der Planung bereits die AFA berücksichtigen

Eng mit der Planung von Investitionen ist auch die Berechnung der damit zusammenhängenden Abschreibungen verbunden. Da sich die Gesamtsumme der prognostizierten Abschreibungen zum einen aus den Abschreibungen der bestehenden Anlagegütern und zum anderen aus den Abschreibungen der für die Zukunft geplanten Investitionen zusammensetzt ist es essentiell, den Brückenschlag zwischen dem IST und dem Plan zu schaffen
Für die CAPEX-Planung bedeutet das: wird eine neue Investition geplant, kommen auch neue Abschreibungen hinzu. Wird die Planung geändert, muss natürlich auch die Berechnung der Abschreibungen geändert werden.

Für mittelgroße und große Unternehmen bedeutet diese Verknüpfung von AfA-Berechnung und Investitions-Planung heute aufgrund von manuellem Aufwand (z.B. in Excel) oft eine Herkulesaufgabe, die vielerorts aufgrund mangelnder Ressourcen vernachlässigt wird. Dies führt dazu, dass erst nach Abschluss und nach Genehmigung der CAPEX-Planungsrunde eine einmalige Simulation der AfA durchgeführt wird.

Einen Mehrwert einer integrierten Lösung bietet sie aber allemal: zum einen gewinnt die AfA-Planung deutlich an Qualität, wenn die künftigen geplanten Investitionen automatisch berücksichtigt werden. Zum anderen ist aber auch die CAPEX-Planung eigentlich erst dann korrekt, wenn die zugehörigen Abschreibungen enthalten sind und so ein ganzheitliches Bild auf die geplante Bilanz ermöglicht.

AGIMENDO.invest löst die Integration der AfA-Planung so, dass bereits bei der Beantragung eines Investitionsvorhabens die notwendigen Parameter (wie etwa Abschreibungsart, Abschreibungsdauer und Aktivierungszeitpunkt) angegeben oder abgeleitet werden. Diese werden dann in die AfA-Planung übernommen. Welche Infrastruktur dabei mit den Abschreibungs-Daten bedient wird, ist unerheblich – zumeist passiert aber auch die AfA-Simulation innerhalb des SAP-Systems.

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